ای میل برقرار رکھنے کیا ہے؟ - ٹیکپوپیڈیا سے تعریف

تعریف - ای میل برقرار رکھنے کا کیا مطلب ہے؟

ای میل برقرار رکھنے متعلقہ تنظیم کی پالیسیوں پر مبنی کسی تنظیم میں فوری پیغام رسانی کے ریکارڈوں اور ای میل کی برقراری ہے۔ ای میل برقرار رکھنے کی پالیسی صنعتی ، حکومت یا کاروباری پالیسیوں کی تعمیل میں بنائی گئی ہے۔ قانونی خدشات ، ضوابط اور علم کے انتظام کے ل Email کسی تنظیم میں ای میل برقرار رکھنے اور اس کے بارے میں پالیسیاں ضروری ہیں۔

ٹیکوپیڈیا ای میل برقرار رکھنے کی وضاحت کرتا ہے

ای میل کی برقراری ای میل محفوظ کرنے سے مختلف ہے۔ اگرچہ آرکائیو کرنے سے کاروباری صارفین کو غیر معینہ مدت کے لئے ای میل اور فوری پیغامات برقرار رکھنے کی اجازت ملتی ہے ، لیکن ای میل برقرار رکھنے سے یہ طے ہوتا ہے کہ کسی خود کار طریقے سے حذف ہونے سے قبل کسی ای میل یا فوری پیغام کا ریکارڈ برقرار رکھنا چاہئے۔ طویل ای میل برقرار رکھنے سے تنظیمی راز یا خفیہ مواد تک غیر مجاز صارف تک رسائی حاصل کرنے کے سیکیورٹی رسک میں اضافہ ہوتا ہے۔ مختصر ای میل برقرار رکھنے سے ان مسائل کو دور کرنے میں مدد ملے گی اور اس پر عمل درآمد آسان اور کم خرچ ہے۔ تاہم ، یہ ایگزیکٹوز اور طویل مدتی ملازمین کے لئے قیمت پر ہوگا ، جنھیں ماضی کے تنظیمی یا محکمہ جاتی فیصلوں کو یاد رکھنے یا اس کا اندازہ کرنے کے لئے پرانے ای میل اور پیغام کے ریکارڈ کی ضرورت ہوسکتی ہے۔ اس لئے ایک ای میل برقرار رکھنے کی پالیسی رکھنا ضروری ہے جو تنظیم کے لئے یکساں اور مستقل ہو اور برقرار رکھنے کا بہترین وقت فراہم کرے۔ بہترین طریقہ یہ ہے کہ بروقت اور لاگت سے موزوں فیشن میں قانونی چارہ جوئی کو ایڈجسٹ کرنے کے لچک کے ساتھ ساتھ ای میل برقرار رکھنے کی پالیسیاں اور مٹانے کے معیار کو ای میل کے زمرے کی بنیاد پر مرتب کیا جائے۔

ای میل برقرار رکھنے کی پالیسیاں ایک تنظیم کو بہت سے طریقوں سے مدد کرتی ہیں۔ سب سے پہلے ، یہ یقینی بناتا ہے کہ تمام ضوابط کی تعمیل عمل کی جائے اور عدم تعمیل کی لاگت اور پابندیوں کے خطرے کو کم کیا جائے۔ دوسرا ، اس میں شامل اخراجات میں اضافہ کیے بغیر آئی ٹی کی کارکردگی بہتر ہوتی ہے۔ تیسرا ، یہ کاروباری جدت ، بہتری اور پیداوری کو بڑھانے کے ل to صارفین کو معلومات فراہم کرکے علم کے انتظام میں مدد کرتا ہے۔