الیکٹرانک دستاویز کے انتظام کا نظام کیا ہے؟ - ٹیکپوپیڈیا سے تعریف

تعریف - الیکٹرانک دستاویز کے انتظام کے نظام (EDMS) کا کیا مطلب ہے؟

ایک الیکٹرانک دستاویز مینجمنٹ سسٹم (EDMS) ایک سافٹ ویئر سسٹم ہے جو مختلف قسم کے دستاویزات کو منظم اور محفوظ کرنے کے لئے ہے۔ اس قسم کا سسٹم ایک خاص قسم کا دستاویز مینجمنٹ سسٹم ہے ، ایک زیادہ عام قسم کا اسٹوریج سسٹم جو صارفین کو کاغذ یا ڈیجیٹل دستاویزات کو منظم اور اسٹور کرنے میں مدد کرتا ہے۔ ای ڈی ایم ایس کا مطلب خاص طور پر ایسے سافٹ ویئر سسٹم کی طرف ہوتا ہے جو کاغذی دستاویزات کے بجائے ڈیجیٹل دستاویزات کو سنبھالتا ہے ، حالانکہ کچھ معاملات میں یہ سسٹم اصل کاغذی دستاویزات کے ڈیجیٹل اسکین شدہ ورژن کو بھی سنبھال سکتا ہے۔

ایک الیکٹرانک دستاویز کا نظم و نسق ڈیجیٹل دستاویزات کی ایک بڑی مقدار کو مرکزی طور پر ذخیرہ کرنے کا ایک طریقہ فراہم کرتا ہے۔ ان میں سے بہت سارے نظاموں میں موثر دستاویز کی بازیابی کے لئے خصوصیات بھی شامل ہیں۔

ٹیکوپیڈیا الیکٹرانک دستاویز کے انتظام کے نظام (EDMS) کی وضاحت کرتا ہے

کچھ ماہرین نے بتایا کہ الیکٹرانک دستاویز مینجمنٹ سسٹم میں مشمولات کے انتظام کے نظام (سی ایم ایس) کے ساتھ بہت کچھ مشترک ہے۔ ایک اہم فرق ، اگرچہ ، یہ ہے کہ زیادہ تر سی ایم ایس سسٹم میں مرکزی ویب سائٹ سے متعدد ویب مواد کو سنبھالنا شامل ہوتا ہے ، جبکہ دستاویز کا نظم و نسق نظام اکثر بنیادی طور پر محفوظ شدہ دستاویزات کے لئے استعمال ہوتا ہے۔

ڈیجیٹل دستاویزات کو اچھی درجہ بندی فراہم کرنے کے ل many ، بہت سے الیکٹرانک دستاویزات کے انتظام کے نظام دستاویز اسٹوریج کے لئے ایک تفصیلی عمل پر انحصار کرتے ہیں ، جس میں میٹا ڈیٹا نامی کچھ عناصر شامل ہیں۔ کسی دستاویز کے آس پاس کا میٹا ڈیٹا کلیدی تفصیلات تک آسانی سے رسائی فراہم کرے گا جو آرکائیوز تلاش کرنے والے افراد کو اپنی ضرورت کی تلاش کرنے میں مدد فراہم کرے گا ، چاہے وہ تاریخ ، موضوع ، کلیدی الفاظ یا دیگر ہم آہنگی حکمت عملی کے ذریعہ درکار ہے۔ بہت سے معاملات میں ، اصل اسٹوریج پروٹوکول کے لئے مخصوص دستاویزات اس چیز کا ایک بڑا حصہ ہے جو الیکٹرانک دستاویز کے انتظام کے نظام کو کاروبار یا تنظیم کے ل so اتنا قیمتی بنا دیتا ہے۔