فہرست کا خانہ:
- ایک ٹکٹ کا نظام ہے
- ... یا کم سے کم ایک سرشار ای میل پتہ
- کم ای میلز بھیجیں
- معلوم کیڑے کے بارے میں معلومات فراہم کریں
- ایک فورم بنائیں
- ذاتی طور پر جواب دیں
- ٹائم فریم مہیا کریں
- آراء ڈھونڈیں
- غلط استعمال کو برداشت نہ کریں
- پروفیشنل ہو
بہت سی کمپنیوں کے لئے ، محکمہ آئی ٹی ریڑھ کی ہڈی اور اعصاب مرکز کی حیثیت سے کام کرتا ہے ، اور پورے نظام میں معلومات کو آسانی سے بہا رہا ہے۔ آئی ٹی ڈیپارٹمنٹ کمپنی کے تنظیمی ڈھانچے میں ایک انوکھا مقام رکھتا ہے۔ ضروری نہیں ہے کہ اس کا کام کمپنی کے اہم کاموں سے منسلک ہو (واقعتا، ، ہر قسم کی کمپنیوں میں کھانے پینے سے لے کر فیشن تک کے آئی ٹی شعبے ہوتے ہیں) لیکن یہ باقی محکموں سے آزاد نہیں ہے۔
اگرچہ آئی ٹی اہلکار لازمی طور پر دوسرے ملازمین کے ماتحت نہیں ہوتے ہیں ، لیکن وہ ایک طرح سے کسٹمر سروس پوزیشن کو برقرار رکھتے ہیں۔ کسی کمپنی میں کسی بھی محکمہ آئی ٹی کے لئے ملازمین کو آئی ٹی کی مدد فراہم کرنا ایک اہم کام ہے۔ اس کمپنی میں موجود افراد کو اپنے کاموں کو موثر انداز میں انجام دینے اور کمپنی کی پیداوری میں اضافہ کرنے کی سہولت دی گئی ہے۔ تو وہ یہ کام کیسے بہتر طریقے سے کرسکتے ہیں؟ کسی بھی IT محکمہ پر غور کرنے کے لئے 10 نکات یہ ہیں۔ (آئی ٹی میں کام کرنے سے اس کی خرابیاں ہیں۔ 10 اسباب میں یہ IT لڑکا بننے کے لئے ادا نہیں کرتی ہے۔)
ایک ٹکٹ کا نظام ہے
بہت ساری بڑی کمپنیاں جو اپنے مؤکلوں کو تکنیکی مدد فراہم کرتی ہیں ان کے پاس اپنے کاموں سے باخبر رہنے اور کسی بھی کام پر ہونے والی پیشرفت کو ٹریک کرنے کے لئے ٹکٹ کا نظام موجود ہے۔ یہاں تک کہ اگر یہ داخلی ہے تو ، ایک آسان ٹکٹ کا نظام محکمہ کو منظم کرنے میں مدد فراہم کرسکتا ہے تاکہ ٹیکوں کو کیا کرنے کی ضرورت سے محروم ہوجائیں۔ ٹکٹ کے نظام میں سب سے بنیادی بات یہ ہونی چاہئے کہ وہ ٹکٹ نمبر ، اور "نوٹوں" والے فیلڈ سے خودکار ردعمل کی صلاحیت رکھتا ہے ، تاکہ تکنیکی ماہرین ٹکٹ کی ترقی کے بارے میں اہم معلومات ریکارڈ کرسکیں۔… یا کم سے کم ایک سرشار ای میل پتہ
کچھ کمپنیوں کے پاس مکمل طور پر فعال ٹکٹوں کا نظام رکھنے کے لئے وسائل (یا چاہتے ہیں) نہیں ہوسکتے ہیں۔ اچھ alternativeا متبادل یہ ہوگا کہ نئے ای میلز کے لئے خودکار جواب دہندگان کے ساتھ سوالات اور اعانت کے امور کے لئے ایک سرشار ای میل پتہ مرتب کریں۔کم ای میلز بھیجیں
ایک ای میل یا پیغام میں صحیح سوالات کے جوابات دینے میں وقت گزاریں۔ بہت سے آئی ٹی اہلکاروں کا مسئلہ یہ ہے کہ وہ صرف ای میل لکھنے یا پیغامات آگے پیچھے بھیجنے میں گھنٹوں ضائع ہوتے ہیں۔ مثال کے طور پر ، اگر انھیں یہ ای میل موصول ہوتا ہے کہ "مجھے ای میل نہیں مل سکتا ہے" ، تو وہ "آپ کون سا ڈیوائس استعمال کر رہے ہیں؟" کے ساتھ فوری جواب بھیج سکتے ہیں۔ جس کے بعد "میرے لیپ ٹاپ" کا جواب مل سکے گا ، جس پر وہ جواب دیں گے ، "یہ او ایس کیا ہے؟" یہ سارا دن لفظی چل سکتا ہے۔ اس کے بجائے ، آئی ٹی کو یہ یقینی بنانے کے ل take وقت لگنا چاہئے کہ وہ ان تمام معلومات کو ایک ای میل میں حاصل کریں ، پھر ایک جواب فراہم کریں۔ اس شخص کو تفصیل سے جواب دینے میں چند منٹ گزارنے سے نہ ختم ہونے والی بات چیت کو ختم کرنے میں مدد مل سکتی ہے۔معلوم کیڑے کے بارے میں معلومات فراہم کریں
عمومی سوالنامہ یا "معلوم کیڑے" صفحہ فراہم کریں۔ زیادہ تر لوگوں کے پاس دوسرے صارفین کی طرح ہی مسائل ہوتے ہیں۔ سب کے لئے عمومی سوالات کی فراہمی ، یا شاید ایک ایسا صفحہ جس میں معلوم شدہ کیڑے (اور ان کے بارے میں کیا کیا جارہا ہے) کی تفصیلات فراہم کرتے ہیں ، محکمہ آئی ٹی دہرا رہے ای میلز یا پیغامات کو جن کا جواب انھوں نے دینا ہے اس کو کم کرسکتا ہے - اس بارے میں عداوت کا ذکر نہیں کرنا کہ آیا معاملات ہیں۔ خطاب کیا جارہا ہے۔ایک فورم بنائیں
بڑی کمپنیوں کے ل For ، بڑی صارف کی بنیاد رکھنے والی کمپنیوں کے لئے ، ایسا فورم تشکیل دینا سمجھ میں آسکتا ہے جہاں لوگ اپنے معاملات یا خدشات کو درج کرسکیں۔ اس سے ملازمین کو ایک دوسرے کو جواب دینے اور ایک دوسرے کی مدد کرنے میں مدد مل سکتی ہے۔ذاتی طور پر جواب دیں
ایسا کرنے کی طرح یہ ایک عام سی یا منطقی بات ہے ، لیکن آئی ٹی کے بہت سے محکمے درخواستوں سے نمٹنے کے بعد بھی "ٹیم" یا "آپ کی سپورٹ ٹیم" استعمال کرتے ہیں۔ یہ نہ صرف بہت سارے صارفین کو پریشان کن ہے ، بلکہ اس سے یہ آواز بھی آ سکتی ہے کہ محکمہ احتساب اور ذمہ داری سے بچنے کی کوشش کر رہا ہے۔ اگر آئی ٹی عملہ ہر درخواست پر ذاتی طور پر جواب دیتا ہے اور ان کے نام شامل کرتا ہے تو ، اس سے ملازمین کو یہ محسوس کرنے میں مدد ملے گی کہ درخواست کو سنبھال لیا جائے گا اور کسی ایسے شخص کو پکڑنے کا ایک طریقہ فراہم کیا جائے گا جب انہیں واقعی مدد کی ضرورت ہو۔ٹائم فریم مہیا کریں
لوگوں کو بتائیں کہ کوئی معاملہ کب طے ہوگا۔ ایک بار پھر ، یہ ایسی بات ہے جو عام فہم کی طرح محسوس ہوسکتی ہے ، لیکن معاملہ طے ہوجانے کے بعد کم ہی لوگوں کو مدد کی درخواست کرنے والے شخص کو پیغام بھیجنے میں وقت لگتا ہے۔ نہ صرف یہ شائستہ ہے ، بلکہ یہ ایک ٹائم اسٹامپ بھی دیتا ہے اور کاغذی پگڈنڈی سے دیگر امور پیدا ہونے چاہئیں۔آراء ڈھونڈیں
کوئی بھی محکمہ یا کمپنی جاننا چاہتی ہے کہ وہ کیسے کر رہے ہیں اور وہ اپنی خدمات کو کس طرح بہتر بناسکتے ہیں۔ کسی درخواست کو حل کرنے کے بعد ، ملازم سے رائے مانگنا اچھا خیال ہے۔ کسی فارم کے ل a ایک لنک تیار ہے یا ان سے بس پوچھیں کہ انھوں نے خدمت کے بارے میں کیا خیال کیا ہے۔غلط استعمال کو برداشت نہ کریں
لوگوں کو مایوس ہونا آسان ہے ، خاص طور پر وہ لوگ جو دباؤ والے نوکریوں میں کام کرتے ہیں۔ کچھ معاملات میں ، اس کا مطلب یہ ہوسکتا ہے کہ آئی ٹی عملے جیسے دوسرے لوگوں پر مایوسی پھیلائیں۔ جبکہ بہت سارے ایگزیکٹوز آئی ٹی ڈیپارٹمنٹ کے عملے کو ماتحت سمجھتے ہیں ، اس کا مطلب یہ نہیں ہے کہ وہ نوکر ہیں۔ آئی ٹی ڈیپارٹمنٹ منیجرز اور سربراہان کو دوسرے محکموں خصوصا abuse ملازمین کے ساتھ زبانی زیادتی کرنے والے افراد کی طرف سے بدسلوکی برداشت نہیں کرنا چاہئے۔پروفیشنل ہو
چونکہ آئی ٹی محکمے زیادہ تر اندرونی معاملات سنبھالتے ہیں ، جب درخواستوں کو سنبھالنے کی بات آتی ہے تو آرام دہ اور پرسکون ہونا بھی آسان ہے۔ درخواستوں کا جواب دیتے وقت ، آئی ٹی اہلکاروں کو ، ہمیشہ ، ایک پیشہ ور ، یا یہاں تک کہ ایک دوستانہ لہجہ پیش کرنا چاہئے۔ بشکریہ ایک لمبا فاصلہ طے کرسکتا ہے۔
یہ صرف چند نکات ہیں جو آئی ٹی محکموں کو اپنی کمپنیوں کو بہتر خدمات فراہم کرنے میں مدد فراہم کرتے ہیں۔ اگر آپ کے پاس اور اشارے ہیں تو ، براہ کرم انہیں @ ٹیکوپیڈیا شیئر کریں۔
